10 coisas que todo profissional deveria saber para evitar o retrabalho

Por Alana Santos

Quem nunca entregou um trabalho e depois por um simples detalhe teve que fazê-lo tudo de novo? É uma sensação muito frustrante não é mesmo?

O retrabalho pode acabar se tornando um grande vilão da produtividade se não controlado e tratado da maneira adequada. Foi pensando nisso que a Dashgoo separou 10 dicas que todo profissional deveria saber para evitar este mal, confira:

1 – Retrabalho gasta tempo

Por mais óbvio que possa parecer, alguns só percebem isso quando é tarde demais. O tempo utilizado para refazer um trabalho poderia estar sendo aplicado em um projeto novo, então se isso se tornar algo constante você não conseguirá dar a atenção necessária para os demais projetos e acabará perdendo clientes.

2 – Baixa na produtividade

Com o tempo sendo gasto no mesmo trabalho inúmeras vezes automaticamente a produtividade é reduzida, já que o número de tarefas finalizadas diminui.

Sendo assim, você tem que fazer alguma tarefa às pressas ou vai ter que deixar alguma coisa de lado. Seja qual for a opção tomada, sua produtividade já terá caído.

3 – Acaba sendo um trabalho desgastante

Ao descobrir que tudo terá que ser feito é muito provável que o seu ânimo ou da sua equipe caia imediatamente, e não é para menos!

O retrabalho desestimula e estressa toda a equipe. O fluxo de tarefas aumenta, o trabalho acumula, a pressão cresce, membros podem se desentender e tudo pode acabar virando uma bagunça. Se a dificuldade não for resolvida logo, a situação no ambiente de trabalho só tende a piorar.

4 – Atrasos

O retrabalho quase nunca está no planejamento do projeto, deste modo ele acaba demandando um tempo que não estava previsto, a menos que o retrabalho seja terceirizado (o que provocaria mais gastos).

Inevitavelmente o problema gerará atrasos que podem complicar os demais projetos.

5 – Diminuição na qualidade

Querendo ou não esse problema acaba se tornando uma uma bola de neve. Com isso para cumprir prazos e entregar tudo, infelizmente a qualidade do serviço acaba sendo prejudicada.

6 – Cliente insatisfeito

Obviamente seu cliente não ficará nada feliz em ter que esperar ainda mais para ter seu projeto concluído e se isso acabar acontecendo mais do que uma vez irá acontecer um desgaste no seu relacionamento com ele, o que pode se tornar um fator decisivo para que ele escolha um profissional diferente no futuro.

7 – Lucro reduzido

Quem nunca ouviu falar que “tempo é dinheiro”? A lucratividade de uma empresa está ligada ao relacionamento com seus clientes e a satisfação deles. Além de que, com o tempo sendo ocupado sempre pelos mesmos projetos ficará difícil conseguir novos trabalhos.

8 – Reputação

Como você bem sabe o boca a boca faz toda a diferença na hora de fechar negócio, além de ser a melhor forma de publicidade (gratuita e confiável para quem escuta).

Com seu cliente insatisfeito ele provavelmente irá contar para as demais pessoas do seu círculo social, o que irá queimar sua reputação no mercado.

9 – Círculo vicioso

A partir desse ponto é bem provável que tudo se repita novamente. Com perda de reputação, perde-se lucratividade, equipe fica mais desestimulada, tem-se mais perda de tempo, de produtividade, mais prazos atrasados, mais desgaste e insatisfação dos clientes, etc.

Mas calma! Existe solução para o retrabalho e é disso que se trata a 10ª dica.

10 – Soluções para o retrabalho

Então vamos entender como eliminamos ou, pelo menos, diminuímos a refação, para isso foram separados alguns pontos:

Reveja a comunicação com equipe

Uma boa comunicação resolve muitos problemas. Se comunicar bem com sua equipe pode realmente mudar positivamente a parte financeira do seu negócio. Isso porque uma coisa leva à outra. E, com um bom diálogo, o trabalho é feito de forma muito mais eficiente.

Realize treinamentos técnicos com a equipe

Em muitas das vezes em que há necessidade de retrabalho nas empresas, o motivo é a falta de conhecimento do colaborador responsável pela tarefa. Uma boa solução para isso é reforçar o conhecimento da equipe.

Promova treinamentos técnicos. A equipe fará um trabalho melhor, o material terá mais qualidade, o cliente sai mais satisfeito, a lucratividade aumenta e assim por diante.

Alinhe as expectativas

Alinhar expectativas é algo importante para qualquer relação. Se você lidera uma equipe, precisa deixar claro o que você espera dela, ou no caso de trabalhar sozinho é importante que as expectativas do cliente estejam alinhadas com o que poderá ser entregue.

Estabeleça planejamento e metas

Faça um planejamento e defina metas. Dessa forma, gestor e equipe saberão o que fazer. Além disso, o planejamento irá te auxiliar com a questão dos prazos de entrega.

Utilize checklists

Fazendo uma coisa por vez, com uso de uma checklist, você torna os trabalhos menos complicados e, dessa forma, há mais prazer em se trabalhar. Tendo mais vontade de executar uma tarefa, melhor produto/serviço e, assim, menos retrabalho.

Outra coisa é que os checklists te ajudaram a dividir grandes trabalhos em partes menores e se organizar melhor.

Acompanhe os pequenos trabalhos

Melhor identificar um problema na metade de uma tarefa e voltar apenas um passo do que identificar no final e ter que retornar ao início. Deste modo, fique de olho em todas as etapas.

Tenha métricas

Tenha relatórios e acompanhe as métricas para saber de forma exata como está a questão do retrabalho.

Uma forma de fazer isso é com Dashgoo, que possui vários recursos para que você consiga gerar os melhores relatórios de maneira rápida e prática.

Números não mentem. Com dados claros, você avalia o progresso da equipe em relação ao que foi definido no planejamento. Assim, fica bem mais fácil tomar a atitude correta.